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Wir aktualisieren und erweitern regelmäßig die häufig gestellten Fragen zu:

Strukturen rund um das Kommunalportal.NRW

Steuerung und Ansprechpersonen

Das Kommunalportal.NRW wurde von den kommunalen Spitzenverbänden NRW an den KDN beauftragt und durch das Land NRW finanziert.

Der KDN hat zum Aufbau des offenen Portals seine beiden Mitglieder regio iT und Südwestfalen-IT gewonnen. Das Kommunalportal.NRW basiert auf bewährten Infrastruktur-Elementen, wie der Open Source-Software Liferay. Der Betrieb der Basiskomponenten wird von weiteren KDN-Mitgliedern übernommen:

Das Kommunalportal.NRW ist zum 31. März 2021 bereitgestellt worden, und zwar in Zeit und Budget.

Die AG Portalstrategie ist der interkommunale Beirat für das Kommunalportal.NRW.

Der IT-Lenkungsausschuss hat in seiner 15. Sitzung im März 2020 die AG Portalstrategie ins Leben gerufen, in der die kommunale Expertise zusammengefasst und die weiteren Schritte fachlich begleitet werden. Das Gremium leistet fachliche Zuarbeiten und berät den IT-Lenkungsausschuss. 

Das Produktmanagement liegt bei der Arbeitsgemeinschaft Kommunalportal.NRW (bestehend aus regio iT, SIT und KDN und den Produktverantwortlichen für die angeschlossenen Basisdienste, z. B. Servicekonto.NRW, ePayBL etc.).

Produktmanagement:

  • Lebenszyklus (Neu- und Weiterentwicklung)
  • kaufmännische Handhabung
  • bezieht sich auf einzelne Komponenten oder Lösungen (hier: Kommunalportal.NRW)
  • Release Management gehört zum Produkt Management

Das Servicemanagement wird im KDN koordiniert. Dazu gehören:

  • Zusammenstellung (hinsichtlich Verfügbarkeiten etc.) der nötigen Produkte, um z.B. den Antrag Einbürgerung zu nutzen
  • bedient sich verschiedener Produkte
  • dazu gehört die vertragl. Abwicklung (SLA, IT-Sicherheitskonzept etc.)

Sie können sich an das User Help Desk (UHD) der regio iT wenden. Dieses wird jeder nutzenden Kommune bereitgestellt.

Das Kommunalportal.NRW im Verbund der Portale

NRW stellt einzelne Einer-für-Alle-Leistungen auch über das Kommunalportal.NRW bereit. Die Umsetzung ist noch in der Erprobung.

Standards sind eine wichtige Voraussetzung für die Übertragbarkeit. Alle Dienste auf dem Kommunalportal.NRW entsprechen den von der AG Technik landesweit vorgegebenen Standards. 

OZG-Leistungen, die auf anderen Portalen umgesetzt wurden, können vom Nutzer über die Verwaltungssuchmaschine, die im Kommunalportal.NRW integriert ist, gefunden werden. Hier können Sie alle Dienste finden, die bereits in der Verwaltungssuchmaschine eingetragen sind: https://meineverwaltung.nrw/

Außerdem greifen alle Portale in NRW auf die gleiche Basisdienste-Infrastruktur zu. Diese ist offen spezifiziert in den Standards der AG Technik, einsehbar unter https://ozg.nrw/service/dokumente

Über die Eintragung im Portalverbund kann diensteweise entschieden werden, ob die Kommune Dienste auf ihrem eigenen Portal oder im Kommunalportal.NRW nutzen will.

Ja. Sie können sich wahlweise an die zentral im Kommunalportal.NRW bereitgestellten Dienste anbinden oder die Dienste auf Ihren eigenen Portalen von regio iT bzw. SIT integrieren (Abwärtskompatibilität).

Sie können diensteweise entscheiden, ob Sie Ihre eigene Lösung oder eine zentral bereitgestellte Lösung und Infrastruktur nutzen möchten. Einbindungsmöglichkeit besteht in unterschiedlichen Betriebsumgebungen.

Dienste anderer Portale (z.B. Wirtschaftsserviceportal WSP) werden über den Portalverbund zugänglich gemacht und nicht im Kommunalportal.NRW bereitgestellt.

Für die Nutzung /Beteiligung an EfA-Diensten kann perspektivisch auch die Betriebsumgebung vom Kommunalportal.NRW ohne eigenen Mandanten verwendet werden. EfA-Dienste werden immer nur an einer Betriebsstätte bereitgestellt (Software-as-a-Service). Für die Übernahme bundesweit bereitgestellter Einer-für-Alle-Dienste (EfA) ist die Architektur im Kontext Kommunalportal.NRW derzeit in der Konzeption. Im Zusammenhang mit der Bereitstellung von EfA-Diensten bestehen derzeit Überlegungen, einen technischen Mandanten zentral zum Zugriff auf die bereitgestellten Dienste zu realisieren.

Für die Anbindung von individuellen Webanwendungen bestehen zwei Varianten: Aufruf über Link auf den Mandanten oder angebunden an das Kommunalportal.NRW über die Extension-API.

  • In dem ersten Fall wird aus dem Portalmandanten auf die extern betriebene Webanwendung zugegriffen: Der Betreiber der Web-Anwendung stellt den Dienst bereit und organisiert die Anbindung aller einzelnen Basiskomponenten mit den nutzenden Gemeinden in der eigenen Betriebsumgebung. Darüber hinaus kann der Betreiber den Dienst auch anderen Kommunen in NRW nach dem gleichen Betriebsmodell anbieten.
  • Im zweiten Fall wird die Webanwendung über die Extension-API im Kommunalportal.NRW angebunden. So sind alle Schnittstellen an einer Stelle orchestriert. Die Integration individueller Webanwendungen in die zentral gemanagten Dienste im Programm OZG NRW kommunal ist projektweise zu klären, siehe https://ozg.kdn.de/umsetzungsprojekte . Technisch ist die Integration beschrieben in der aktuell vorliegenden Version der Schnittstellenspezifikation, siehe unter Kommunalportal.NRW 

Bringen Sie Ihre Lösungen ein in die gemeinsamen Umsetzungsprojekte und helfen Sie, das Portfolio unserer gemeinsamen Lösungen zu vervollständigen: https://ozg.kdn.de/umsetzungsprojekte 

Eigene Dienste und Individualisierungen von Antrags-Prozessen können derzeit durch Verlinkung benutzt werden, perspektivisch auch durch Anschluss eigener Formular-Bibliotheken.

Die auf dem Kommunalportal.NRW bereitgestellten Dienste sind geeignet für die Nachnutzung auf den Bestandsportalen von regio iT und der Südwestfalen IT (Abwärtskompatibilität). 

Funktionsumfang

Zielgruppen sind alle Kommunalverwaltungen in Nordrhein-Westfalen.

Mit dem Kommunalportal.NRW sollen folgende Ziele erreicht werden:

  • Bereitstellung eines Leitportals aus NRW für Kommunen in NRW
  • Bereitstellung digitaler, übertragbarer Dienste und Verwaltungsangebote
  • Arbeitsteilige Entwicklung von Diensten
  • Integration von kommunalen Fachverfahren über eine offene Programmier-Schnittstelle (Extension API)
  • Nutzung einer gemeinsamen, standardisierten IT-Infrastruktur
  • Einbindung von Basisdiensten
    • Authentifizierung über das Servicekonto.NRW 
    • Elektronische Bezahlungen mit ePayBL 
    • Postkorb zur Kommunikation und zum Dokumentenaustausch
    • Datenaustauschplattform mit sicherem OSCI-Transport (XÖV) und dem Deutschen Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV)
    • Anbindung an Formularserver (zunächst Form-Solutions)
    • Zuständigkeitsfinder (Verwaltungssuchmaschine.NRW) zur europaweiten Auffindbarkeit der Dienste in Suchmaschinen
  • Schaffung einer Balance zwischen Standardisierung und notwendiger Variabilität
  • Ermöglichung der Nachnutzung der Kommunalportal-Lösungen in den Bestandsportalen von regio iT und Südwestfalen-IT (Abwärtskompatibilität)
  • Integration in den Portalverbund.NRW (Landesportale, Fachportale, lokale Lösungen etc.)

Das Kommunalportal.NRW bündelt in seiner Extension-API die Schnittstellen zu Basiskomponenten zur Gewährleistung von:

  • eID-Funktionalität mittels Servicekonto.NRW
  • e-Payment mit ePayBL 
  • im Auftrag der OZG-Koordination im KDN erstellte Formulare
  • IT-Sicherheit (insbesondere Virenprüfung, SPAM-Schutz) für die betriebenen Formulare
  • regelmäßige Penetrationstests der gesamten Betriebsumgebung einschließlich der Formulare

Die folgenden Funktionalitäten sind derzeit noch kein Bestandteil der angeschlossenen Komponenten:

  • Signierfunktion (Einreichung von Formularen mit QeS)
  • Produktneutraler XPayment-Standard: dieser ist nach unserer Kenntnis in der bundesweiten Entwicklung

Es liegen Handbücher für die Extension-API vor: Kommunalportal.NRW

Weitere Handbücher sind in Vorbereitung.

Derzeit steht keine offene Teststellung bereit; die Bereitstellung eines Testmandanten ist nach Version 2 vorgesehen.

Im Rahmen unserer gemeinsamen Projekte gibt es selbstverständlich Umgebungen für Entwicklungs- und Integrationstests. 

Oberflächengestaltung und Darstellung von Behördendaten

Das Kommunalportal ist in den Farben blau, rot, grau und weiß. Im oberen Bereich jeder Seite befindet sich das Wappen und der Name der Kommune.

Im Kommunalportal.NRW ist der individuelle Auftritt einer Kommune differenziert über:

  • die Dienste-Auswahl
  • die Kontaktdaten
  • das eigene Wappen
  • der Name der Kommune ist in der eigenen Subdomain (die URLs der Mandanten lauten also jeweils: kommune.kommunalportal.nrw).

Die Startseite blendet den Namen der Kommune ein und das jeweilige kommunale Wappen ist im Kopfbereich sichtbar. Für die beschriebene Individualisierung fallen keine Kosten an.

Prinzipiell ist Dank XZuFi-Standard ein Export und Import möglich. Eine dauerhafte Synchronisation besteht noch nicht, wird aber derzeit konzipiert.

Die Frage nach der Synchronisation von Organisationsdaten ist bereits in den Informationsveranstaltungen dahingehend beantwortet worden, dass eine Schnittstelle zu bestehenden Active Directories o. ä. eine neue Anforderung ist, die über die AG Portalstrategie des IT-Lenkungsausschusses in die Entwicklungsplanung eingebracht werden kann. 

Als Redaktions- und Administrationsbereich des Kommunalportal.NRW dient das Behördeninformationssystem (BIS). Dort werden die standardisierten Leistungsschlüssel der Online-Dienste mit den lokalen Kontaktdaten der Kommunen verknüpft. Dies bildet die Datenquelle für die Verwaltungssuchmaschine mit Export und Import von XZuFi-Dateien. Durch die Integration in den Portalverbund.NRW sind die Online-Dienste im Internet besser auffindbar und auch von anderen Portalen aus aufrufbar.

Formulare im Kommunalportal.NRW

Die Extension dient als „Vermittler“ zwischen Kommunalportal.NRW und Form-Solutions.

Vorteile im Überblick:

  • Einfacher Zugriff auf die verfügbaren Form-Solutions Assistenten
  • Schneller Überblick über bereits eingerichtete Form-Solutions Assistenten
  • Vorschau-Modus der Form-Solutions Assistenten direkt aus der Extension heraus
  • Einfache Übernahme der Form-Solutions Assistenten in das Kommunalportal.NRW

Die AG Portalstrategie und Mitglieder des KDN-Verbandsausschusses haben die Anforderung formuliert, eine Lösung zur Einbindung selbst entwickelter, individueller Formulare auf dem Kommunalportal.NRW auf den Weg zu bringen: Im Standardfall wird ein Antragsassistent in der zentral gemanagten Bibliothek entwickelt und zur Nutzung in allen Mandanten im Kommunalportal.NRW bereitgestellt. Darüber hinaus gibt es folgende weitere Varianten zur Nachnutzung:

  1. ein individueller Antragsassistent wird über die Themenfeld-Koordination im KDN in die zentral gemanagte Bibliothek übertragen und von dort allen zur Nutzung bereitgestellt.
  2. mit Entscheidung im Lenkungskreis Kommunalportal.NRW wurde die AG Portalentwicklung beauftragt, ein Konzept und ein Angebot zur Anbindung individueller Form-Solutions-Bibliotheken über die Extension-API vorzulegen. 
  3. offen ist noch die Frage, wann auch andere Formularmanagement-Systeme an das Kommunalportal.NRW angeschlossen werden sollen.

Ja, aber dies würde für die Kommune bedeuten, keine individuellen Form-Solutions-Lösungen in der zentral bereitgestellten Formularbibliothek anbieten zu können, sondern nur zentral gemanagte Dienste zu nutzen.

Bezahlfunktion im Kommunalportal.NRW

ePayBL unterstützt alle gängigen Bezahlverfahren. Die Kommune kann pro Antrag konfigurieren, welche Bezahlverfahren genutzt werden. Bei der Konfiguration in ePayBL und im Kommunalportal.NRW muss darauf geachtet werden, dass sich die Bezahldienste entsprechen. Abweichungen führen zu aufwändigen Fehlersuchen.

Vorkasse, Rechnung und SEPA-Lastschrift können nicht gewählt werden. 

Weitere Informationen zu ePayBL: https://www.kdn.de/epaybl/

Die individuelle Konfiguration von Gebühren bei zentral bereitgestellten Diensten ist heute bereits im Kommunalportal.NRW möglich:

  • präferiert über den Kommunalportal-Mandanten
  • alternativ über ePayBL (nicht empfohlen)

Bei speziellen und komplexen Bedarfen können Anforderungen über die Entwicklungsgemeinschaft ePayBL eingebracht werden.

In einem bundesweiten Projekt wird derzeit eine Standard-Schnittstelle zur Anbindung von Bezahlplattformen entwickelt. Mit Blick auf diese Entwicklung wird derzeit von der Anbindung weiterer Bezahlplattformen an das Kommunalportal.NRW Abstand genommen.

Antragsdatenübermittlung und Anbindung kommunaler Informationssysteme

Die Anbindung von Fachverfahren erfolgt über folgende Ausbaustufen:

  • Stufe 1: Antrag für manuelle Abholung im Sachbearbeiter-Postkorb des Kommunalportal.NRW
  • Stufe 2: Antragstransport über OSCI
  • Stufe 3: Anbindung von Fachverfahren zur direkten Datenübermittlung: Jede Anbindung von Fachverfahren ist ein eigenes Projekt. Die AG Portalstrategie muss die Umsetzung dieser Projekte priorisieren und die Finanzierung klären. Die Anbindung erfolgt dann über die jeweiligen IT-Dienstleister im KDN. Über die Extension API im Kommunalportal.NRW besteht darüber hinaus die Möglichkeit für Fachverfahrenshersteller, ihre Verfahren an das Kommunalportal.NRW anzuschließen.

Schnittstellen zu Verfahrens- und Fachdiensten laufen standardmäßig über OSCI-Antragstransport. Die Anbindung von Fachverfahren über die Extension-API ist jeweils ein eigenes Projekt. Der KDN unterstützt den Prozess der Anbindung durch Koordination der Projekte und Informationsveranstaltungen auch für Fachverfahrensbetreiber und -hersteller.

Erwerb, Einrichtung und Inbetriebnahme

Kosten

Die Kosten für den Betrieb und die Weiterentwicklung des Portals, inklusive Basisdienste, übernimmt das Land NRW bis Ende des Jahres 2022.

Ende 2021 werden Informationen zu den Kosten und der Finanzierung ab 2023 veröffentlicht.

Es entstehen ggf. individuelle Kosten für die Anbindung und für Einzel-Transaktionen, die sich aus darüber hinaus angeschlossenen Systemen ergeben:

  • Transaktionskosten für ausgeführte Zahlungen via ePayBL
  • Anbindungsaufwand von ePayBL an HKR-Systeme

Darüber hinaus muss eine Form-Solutions-Lizenz vorhanden sein. Die Kosten sind von der Kommune zu tragen.

Die Kalkulation und Finanzierung soll mit dem Land und den Spitzenverbänden bis Ende 2021 besprochen und dann bekanntgegeben sein.

Der KDN wird die Betriebskalkulation im zweiten Halbjahr 2021 aufstellen. Bislang werden alle Leistungen im KDN nutzungsorientiert kalkuliert. Ein Abweichen von diesem Grundsatz ist aktuell nicht geplant. Ein alternativer Ansatz ist die zentralen Dienste weiterhin zentral zu finanzieren.

Die Vereinbarung zwischen Bund und Ländern besagt, dass EfA-Dienste ein Jahr von Konjunkturmitteln finanziert werden. Das ergibt in unseren Fällen i. d. R. auch eine Finanzierung bis Ende 2022.

Lizenzierung des Formularservers

Für alle Kommunen in NRW, die bisher keine Form-Solutions-Kunden sind, hat der KDN einen Abruf-Rahmenvertrag abgeschlossen. Jede Kommune hat hierdurch die Möglichkeit, die nötige Lizenz für sich zu beschaffen. Dank diesem Rahmenvertrag können Sie aus allen gemeinsam bereitgestellten Online-Anträgen zu den NRW-weit geltenden Konditionen über Ihren kommunalen IT-Dienstleister oder direkt bei Form-Solutions abrufen.

Eine Doppel-Lizenzierung ist ausgeschlossen. Sie können das Kommunalportal.NRW mit seinen zentral bereitgestellten Diensten nutzen.

Vertragsabschluss

Kommunen in NRW können sich ausschließlich über ein KDN-Mitglied (IT-Dienstleister) an das Kommunalportal.NRW anschließen. Gegebenenfalls ist dazu mit einem KDN-Mitglied eine Vereinbarung zu schließen.

Muster-Verträge liegen vor.

Zur technischen Anbindung stellt der KDN einen Leitfaden zur Anbindung Kommunalportal.NRW auf seiner Webseite bereit und richtet eine Registrierungsmöglichkeit für kommunale Ansprechpersonen ein. Eine Handreichung für Kommunen ist in Arbeit.

Nein. Die Rahmenbedingungen sind individuell zwischen KDN-Mitglied und Kommune zu vereinbaren.

Der Beauftragungsprozess ist derzeit im Aufbau und wird aktuell mit mehreren Pilotkommunen verprobt. Der Prozess wurde in Infoveranstaltungen bereits vorgestellt. Für die IT-Dienstleister besteht eine Muster-Leistungsvereinbarung. Bei Beauftragung erhält die Kommune Zugriff auf den elektronischen Einrichtungsprozess.

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