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So könnte der Online-Dienst in Ihrem Portal aussehen:

Mit dem Form-Solutions-Assistenten Führerschein-Umtausch können Bürgerinnen und Bürger den Umtausch ihres alten Führerscheins online initiieren. Der Dienst wird auf dem Kommunalportal.NRW allen Kommunen in NRW zugänglich gemacht. Die Nutzung des Assistenten funktioniert daneben auch in Bestandsportalen von regio iT und SIT, standalone oder mit anderen Lösungen. 

Die Leistung wird bei der örtlich zuständigen Fahrerlaubnisbehörde in den Kreisen und kreisfreien Städten beantragt. Dabei werden die Antragsdaten komplett online eingegeben und alle erforderlichen Nachweise direkt hochgeladen. Der Zahlungsvorgang wird online durchgeführt. Anschließend wird der ausgefüllte Antrag digital an die zuständige Fahrerlaubnisbehörde übermittelt. Da der alte Führerschein entwertet werden muss und die antragstellende Person rechtlich gesehen keine zwei Führerscheine zeitgleich besitzen darf, muss ein Umtausch vor Ort (Entwertung des alten und Abholung des neuen Führerscheins) durchgeführt werden.

Die Onlinelösung ist entweder:

  • über den FormSolutions-Verlag auf dem eigenen Portal der Kommune
  • oder auf dem eigenen Kommunalportal.NRW-Mandanten erhältlich.

Mehr Informationen zum Projektablauf und kommunalen Projektpartnern können Sie unserer Datenbank entnehmen. 

Um mit Ihrer Kommune am Online-Antrag teilzunehmen, folgen Sie bitte diesem Leitfaden

Herzliche Grüße

Wiebke Borchert

E-Mail: wiebke.borchert@kdn.de 

Telefon: 02241 999-1192

Mobil: 0151 7212 9255

In 7 Schritten zum Onlinedienst Führerschein-Umtausch


1. Schlüsselpositionen Ihrer Verwaltung einbeziehen


Das vom Deutschen Bundestag beschlossene Onlinezugangsgesetz (OZG) ist der gesetzliche Rahmen für die Anbindung Ihrer Kommune an diesen gemeinsamen Dienst.

Umso wichtiger ist ein guter Projekterfolg! Bereiten Sie daher die Einführung jedes OZG-Dienstes im Dialog vor. Benennen Sie eine Ansprechperson zur Koordination aller Stakeholder:


Binden Sie den jeweiligen Fachbereich und die zentrale(n) OZG-Ansprechperson(en) Ihrer Kommune ein.


Beraten Sie sich mit Ihrem kommunalen IT-Dienstleister im KDN über Anbindungsmöglichkeiten bei Ihnen vor Ort.


Letztlich ist die Verwaltungsspitze für jeden OZG-Dienst verantwortlich. So steht es dann auch im Impressum des Dienstes.


Beziehen Sie die Personalvertretung ein. Ein Musteranschreiben zur Information des Personalrats finden Sie hier: 2022-01-05 Muster Personalrat für Kommunen_Wohngeld.docx


Bedenken Sie den Datenschutz. Erhebung personenbezogener Daten muss in einem Formblatt gem. DSGVO Art. 13 und Art. 30 erfasst werden.


Bei Rückfragen steht Ihnen die
Projektgruppe des Dienstes mit der jeweiligen Themenfeld-Koordination im CCD des KDN zur Verfügung.

Eine Einstiegs-Seite in die Thematik zur Einbindung neuer Stakeholder mit Erläuterungen und Glossar sowie weiterführenden Infos bietet Ihnen https://digital-direkt.nrw.

2. Vertrag abschließen

Vertragsabschluss

Da alle zentralen Dienste zunächst auch zentral ausfinanziert sind, beinhaltet die vertragliche Abbildung zunächst vor allem das Thema der Auftragsdatenverarbeitung. Hierzu bestehen bereitgestellte Muster.

Vertragsabschluss Kommunalportal.NRW

Die Nutzung aller über das Kommunalportal.NRW zentral angebotenen OZG-Dienste basiert auf dem gleichen Vertragsmuster. Für zentral angebotene OZG-Dienste, die nicht in Form-Solutions entwickelt sind, gibt es zu diesem Vertragsmuster jeweils ein eigenes Beiblatt (Ergänzungsvereinbarung) mit Ansprechperson für den Dienst und Leistungen zum Service-und Produktmanagement.

Form-Solutions-Dienste

Die meisten Kommunen in NRW haben bereits einen Vertrag mit der Firma Form-Solutions und daher keinen Handungsbedarf mehr.

Um alle Kommunen zu versorgen, hat der KDN mit Form-Solutions einen Rahmenvertrag abgeschlossen, dessen sich alle Kommunen in NRW bedienen können. Dieser Rahmenvertrag hat neben der Beauftragung gemeinsamer Dienste mehrere Aspekte:

  • Nutzungslizenz - diese wird benötigt für den Anschluss gemeinsamer OZG-Dienste, die in Form-Solutions entwickelt sind.
  • Betriebslizenz - diese benötigen diejenigen Kommunen, die in ihren eigenen Infrastrukturen selbst Fomulare erstellen wollen.

Vertragsabschluss bei der Nutzung gemeinsamer OZG-Dienste auf eigenen Portalen

Sie nutzen Ihr eigenes Portal von regio iT oder SIT?

  • wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner für Ihr kommunales Serviceportal
  • es sind bilaterale Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung zu schließen;
  • KDN gibt der Kommune volle Nutzungsrechte für den Dienst, inkl. eigene Betriebsstätte. Mit KDN ist hierzu kein Vertrag notwendig.
  • Für Serviceleistungen und deren Kosten sind Kommunen selbst verantwortlich:
    • 1st Level
    • 2nd Level
    • Beteiligung am Produktmanagement

Vertragsabschluss ohne Portalmandanten

Wenn Sie den Dienst ohne Portalmandanten nutzen möchten, dann erhalten Sie eingehende Anträge lediglich über den OSCI-Weg.

Sie müssen über Ihre individuelle Lösung vor Ort, durch einfache Verlinkung, am Portalverbund teilnehmen.

Sollten Sie sich für diese Lösung entscheiden, wenden Sie sich an Ihren kommunalen IT-Dienstleister im KDN.

3. Einbindung von Form-Solutions-Diensten ins kommunale Portal

Das Formular ist unter folgender ID im Form-Solutions-Verlag zu finden: AS_NW122011_FIM

Den Dienst im kommunalen Portal einbinden

Mit der Nutzung eines kommunalen Portals orchestrieren Sie alle Datenschnittstellen rund um Ihre OZG-Dienste:

  • die Anbindung ans Servicekonto.NRW,
  • die Teilnahme am Portalverbund,
  • den Formularserver,
  • bei Bedarf auch die Bezahlplattform und den Anschluss an die OSCI-Transportinfrastruktur.

Das Portal bietet einen sicheren Hin- und Rückkanal aus der Welt der Online-Dienste in den geschützten Bereich in Ihre Behörde. Das Kommunalportal.NRW enthält einen Sachbearbeitungs-Portkorb mit einfachem Workflow.


Über den NRW-weiten Rahmenvertrag des KDN können alle Kommunen in NRW alle Dienste im Form-Solutions-Verlag nutzen.

Das funktioniert mit dem Kommunalportal.NRW, mit den Bestandsportalen von regio iT und SIT, standalone oder mit anderen Lösungen. Die FIM-konformen, gemeinsamen OZG-Dienste erhalten Sie über den KDN. Das Kommunalportal.NRW ist das kommunale Leitportal in NRW.


Die folgende Step-By-Step-Anleitung gilt in ähnlicher Form auch für andere Portale: Einpflegen von Form-Solutions-Verlagsobjekte im Kommunalportal.NRW

Sollte Ihre Kommune (noch) nicht das Kommunalportal.NRW verwenden, sprechen Sie Ihren kommunalen IT-Dienstleister an für mehr Informationen.

4. Antragsempfang der Benachrichtigung einrichten: Sachbearbeitungspostfach

Antragsempfang und Benachrichtigung einrichten

Je nach Dienst bestehen verschiedene Möglichkeiten, die Online-Antragsdaten zu empfangen und mit den Absendern zu interagieren.

Auf unserer offenen Datenbank sehen Sie die Möglichkeiten jedes einzelnen Dienstes: https://ozg.kdn.de/umsetzungsprojekte Hier können Sie auch Filter auswählen, zum Beispiel nach dem Zielportal.

Wichtiger als die Technik ist der Mensch.

Schulen Sie alle zuständigen Mitarbeitenden der Fachabteilung über die für den einzelnen OZG-Dienst eingerichteten Empfangs-, Bearbeitungs- und Interaktionsmöglichkeiten!



OZG-Dienste im Kommunalportal.NRW: Postfach mit Status-Anzeige und Rückkanal

Die folgenden Inhalte beziehen sich auf das Kommunalportal.NRW. Sie sind aber bei den in NRW gebräuchlichen kommunalen Portalen ähnlich.

Die Portale von regio iT und SIT liegen dem Kommunalportal.NRW zugrunde.

Sie haben noch kein Portal und möchten in Ihrer Kommune gerne das Kommunalportal.NRW einführen?

Hier finden Sie weitere Informationen zur Einführung: https://www.kdn.de/kommunalportal/

Das Kommunalportal.NRW enthält ein Sachbearbeitungspostfach mit Rückkanal zur antragsstellenden Person.

Inzwischen erfolgt der Rückkanal über das Postfach im interoperablen Servicekonto.NRW

Demonstration vom Sachbearbeitungs-Postfach im Video-Mitschnitt:

Einrichtung von Postfächern und Benachrichtigungen

Im Administrationsbereich können Sie einzelne Mitarbeitende dem Dienst zuordnen. Diese erhalten dann eingegangene Anträge in ihren Portal-Postkorb und können diese in Bearbeitung nehmen. Bei jedem Eingang gibt es eine E-Mail-Benachrichtigung an zugeordnete Mitarbeitende. 

Anleitung:

  1. Loggen Sie sich mit Administrationsrecht im Sachbearbeitenden-Backend Ihres Portalmandanten ein.
  2. Legen Sie, sofern noch nicht erfolgt, Accounts für die zuständigen Mitarbeitenden an.
  3. Kontrollbereich → Apps → BIS-Admin
  4. Wählen Sie Ihren Dienst
  5. Klicken Sie rechts im Zuständigkeitsbereich auf "Sachbearbeitende"
  6. Wählen Sie die zuständigen Mitarbeitenden aus.

Step-by-Step-Anleitung mit Screenshots zum Anlegen von Sachbearbeitungs-Postkörben zu Online-Diensten im Kommunalportal.NRW

Wird der Rückkanal genutzt, so können Benachrichtigungen an die antragsstellende Person gehen: Statusmeldungen, Fragen etc. Zukünftig wird für den Rückkanal das Servicekonto.NRW mit seiner Postfach-Komponente genutzt. Dann können auch behördliche Dokumente (je nach Sicherheitsniveau) über den Rückkanal versandt werden, wenn die antragstellende Person diesem zugestimmt hat.  

Der Rückkanal vom Kommunalportal.NRW an das Servicekonto.NRW funktioniert für Nachfragen und Rückfragen, ist aber aus rechtlichen Gründen nicht für den Bescheidversand geeignet.

5. Die Bezahlplattform einbinden

Kostenpflichtig? ePayBL! Wenn Leistungen gebührenpflichtig sind, wird die Zahlung über ePayBL abgewickelt.

Die öffentlich-rechtliche Bezahlplattform ePayBL vereint alle gängigen Zahlungsdienste und kommunalen Kassensysteme.

Bei kostenpflichtigen Anträgen sollten Sie ePayBL frühzeitig anbinden, um mögliche Verzögerungen zu vermeiden:

    • Schließen Sie (sofern noch nicht erfolgt) eine Vereinbarung mit Ihrem Mitglied im KDN über die Nutzung von ePayBL ab. Bestehende ePayBL-Verträge können in der Regel genutzt werden.
    • Tätigen Sie ggf. einen Abruf aus dem Rahmenvertrag der ePayBL-Entwicklergemeinschaft, sofern Sie keinen geeigneten Eigenvertrag über Zahlungsverkehrsdienstleistungen beibringen wollen. Dieser wird mit PAYONE geschlossen. Die Rechnungsstellung erfolgt von der S-Public Services GmbH an die Kommune (Link zum Vertrag: https://fs.egov.sachsen.de/formserv/findform?shortname=sid_antrag_zvp&formtecid=2&areashortname=SMI_SID).
    • Bei paydirekt- und/oder PayPal-Nutzung sind von der Kommune zusätzliche Verträge mit den Zahlverfahrensanbietern abzuschließen.

Infos unter: https://www.kdn.de/epaybl/

Die Kommunen müssen bei zahlungspflichtigen Diensten folgende Kosten tragen:

  • Transaktionskosten für ausgeführte Zahlungen via ePayBL
  • Anbindungsaufwand von ePayBL an HKR-Systeme

ePayBL bei OZG-Diensten im Kommunalportal.NRW

Über das Kommunalportal.NRW können Sie ePayBL einfach an OZG-Dienste anbinden.

Anleitung: Anbindung Kommunalportal.NRW#3.2.2.2OnboardingePayBL

Mitschnitt Infoveranstaltung:


Die Gebühren kommen aus einem Portal-Service und werden während der Veröffentlichung eingetragen. Dies funktioniert im Kommunalportal.NRW über eine Serviceanfrage.

Sie können inzwischen neben ePayBL auch pmPayment und Infoma Payment ans Kommunalportal.NRW anbinden (lassen). Dies ist allerdings individuell kostenpflichtig zu beauftragen bei dem jeweiligem Betreiber und der AG Portalentwicklung. Ein erhöhter Anbindungsaufwand entsteht allerdings dadurch, dass bei jeder einzelnen Dienste-Anbindung die Kompabilität bei jedem Update neu herzustellen ist.

  • Infoma:
    • verschiedene Betriebsstätten - Anbindung in deren Verantwortung
  • pmPayment:
    • regio iT: Cloud-Anwendung bei GovConnect
    • evtl. weitere Betriebsstätten

In einem bundesweiten Projekt wird derzeit eine Standard-Schnittstelle zur Anbindung von Bezahlplattformen entwickelt. Mit Blick auf diese Entwicklung wird derzeit von der Anbindung weiterer Bezahlplattformen an das Kommunalportal.NRW Abstand genommen.

6. Ihren OZG-Dienst konfigurieren (optional)

Folgende Parameter wurden standardmäßig per FIM im durch den KDN zentral bereitgestellten Standard-Assistenten festgelegt: 

  • Gebühren für den Führerschein-Umtausch (Standard): 25,30 Euro


Folgende Parameter stehen optional zur Konfiguration zur Verfügung und müssen bei einem Wunsch nach Individualisierungen durch eine Serviceanfrage bei Form-Solutions veranlasst werden:

  • Alternative Variante postalischer Tausch (statt Abholung): Alle Antragsdaten und Dokumente werden online eingereicht und die Leistung wird online bezahlt. Auf Wunsch sendet die Kommune dem Bürger / der Bürgerin postalisch eine Ausnahmegenehmigung zum Mitführen eines Führerscheins zu. Der Bürger / die Bürgerin sendet der Kommune den alten Führerschein zur Entwertung per Post zu. Die Kommune bestellt den neuen Führerschein. Nach Erhalt sendet sie den neuen Führerschein postalisch zum Bürger / zur Bürgerin. Dieser Schritt entfällt, wenn zuvor der Direktversand von der Bundesdruckerei zum Bürger / zur Bürgerin gewählt wurde.

    • Für diese Variante ist eine Authentifizierung mit eID notwendig. (warning)

  • Standardvariante (Umtausch vor Ort) und alternative Variante (postalischer Umtausch) als Auswahlmöglichkeiten für Antragsstellende
  • Gebühren: falls abweichend vom Standard

Individualisierungen, die über die jeweils vorgesehenen, in den gemeinsamen Projekten abgestimmten Parametrisierungsmöglichkeiten hinaus gehen, sind von Ihrer Kommune eigenständig zu veranlassen. Dafür ist ein geringer Kostenaufwand bei Form-Solutions zu entrichten.

7. Ihren neuen OZG-Dienst bekannt machen

Interne Kommunikation zu jedem OZG-Dienst vom Kommunalportal.NRW

Informieren Sie alle zuständigen Mitarbeitenden Ihrer Fachabteilung, dass der neue OZG-Dienst nun betriebsbereit ist.

Es hat sich bewährt, dass zunächst ausgewählte Sachbearbeitende elektronisch eingehende Anträge empfangen.

Vorlage für kommunale OZG-Ansprechpersonen

Als OZG-Ansprechperson Ihrer Kommune bzw. Ihres Fachbereichs können Sie die Anleitung für Sachbearbeitende in Word exportieren (über die drei Punkte oben rechts auf dieser Confluence-Seite) und für die Fachbereiche, die einen Dienst im Kommunalportal.NRW einführen, anpassen. In Ihrem Mandanten vom Kommunalportal.NRW können Sie je Dienst bestimmen, wie lange eingegangene Anträge im Sachbearbeitendenportal verfügbar bleiben sollen.

Die Anleitung ist mit leichten Anpassungen auch für Portale von regio iT und SIT verwendbar.

Vergessen Sie nicht, die Einführung jedes neuen OZG-Dienstes hausintern mit allen zu feiern, zum Beispiel durch Kurzbeiträge bis hin zu Videoblogs in Ihrem kommunalen Intranet, durch Mitteilung auf Personalversamlungen etc.

Interne und externe Kommunikation zur Einführung Ihres neuen Dienstes

Wir begleiten jede Inbetriebnahme zentral gemanagter OZG-Dienste mit speziellen Informationsangeboten. Sprechen Sie uns bei Fragen an.

Dieser Kommunikations-Guide soll Sie bei der Bekanntmachung eines Dienstes unterstützen. Die aufgezeigten Medienbeispiele beziehen sich auf den Wohngeld-Antrag, sind aber in dieser Form für alle Dienste denkbar.

Nachhaltige Auffindbarkeit dank allgemeiner, suchmaschinenfreundlicher Datenstruktur im Portalverbund

Tragen Sie Ihren neuen OZG-Dienst im Portalverbund.NRW ein, damit er überall im Internet direkt gefunden wird!

Die Bereitstellung von Informationen im Portalverbund ist für alle Behörden laut OZG eine gesetzliche Pflicht.

Mit dem Portalverbund.NRW erscheint Ihr neuer Dienst in sämtlichen angeschlossenen Portalen und Apps. Ihr Angebot erhält darüber hinaus auch ein verbessertes Ranking in gängigen Suchmaschinen wie Google (daher auch der Begriff "Verwaltungssuchmaschine" VSM).

Wie das geht? → Teilnahme der Kommunen am Portalverbund.NRW

Alle Online-Dienste werden dadurch mindestens per Verlinkung ebenfalls auf dem Kommunalportal.NRW und allen Portalen des Landes auffindbar sein und können außerdem auf sämtlichen anderen Portalen eingebettet werden.

Jenseits vom Portalverbund.NRW sind technische Einbettungen in lokale Internetauftritte und Web-Angebote nicht Bestandteil des zentralen Dienste-Angebots an Kommunen, können aber je nach Gegebenheit vor Ort in Eigenverantwortung realisiert werden.


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