Da alle zentralen Dienste zunächst auch zentral ausfinanziert sind, beinhaltet die vertragliche Abbildung zunächst vor allem das Thema der Auftragsdatenverarbeitung. Hierzu bestehen bereitgestellte Muster.

Die Nutzung aller über das Kommunalportal.NRW zentral angebotenen OZG-Dienste basiert auf dem gleichen Vertragsmuster. Für zentral angebotene OZG-Dienste, die nicht in Form-Solutions entwickelt sind, gibt es zu diesem Vertragsmuster jeweils ein eigenes Beiblatt (Ergänzungsvereinbarung) mit Ansprechperson für den Dienst und Leistungen zum Service-und Produktmanagement.

Um alle Kommunen zu versorgen, hat der KDN mit Form-Solutions einen Rahmenvertrag abgeschlossen, dessen sich alle Kommunen in NRW bedienen können. Dieser Rahmenvertrag hat neben der Beauftragung gemeinsamer Dienste mehrere Aspekte:

• Nutzungslizenz - diese wird benötigt für den Anschluss gemeinsamer OZG-Dienste, die in Form-Solutions entwickelt sind.
• Betriebslizenz - diese benötigen diejenigen Kommunen, die in ihren eigenen Infrastrukturen selbst Fomulare erstellen wollen.

• wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner für Ihr kommunales Serviceportal
• es sind bilaterale Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung zu schließen;
• KDN gibt der Kommune volle Nutzungsrechte für den Dienst, inkl. eigene Betriebsstätte. Mit KDN ist hierzu kein Vertrag notwendig.
• Für Serviceleistungen und deren Kosten sind Kommunen selbst verantwortlich:

• • 1st Level
  • 2nd Level
  • Beteiligung am Produktmanagement

Wenn Sie den Dienst ohne Portalmandanten nutzen möchten, dann erhalten Sie eingehende Anträge lediglich über den OSCI-Weg.

Sie müssen über Ihre individuelle Lösung vor Ort, durch einfache Verlinkung, am Portalverbund teilnehmen.

Sollten Sie sich für diese Lösung entscheiden, wenden Sie sich an Ihren kommunalen IT-Dienstleister im KDN.

• die Anbindung ans Servicekonto.NRW,
• die Teilnahme am Portalverbund,
• den Formularserver,
• bei Bedarf auch die Bezahlplattform und den Anschluss an die OSCI-Transportinfrastruktur.

Das Portal bietet einen sicheren Hin- und Rückkanal aus der Welt der Online-Dienste in den geschützten Bereich in Ihre Behörde. Das Kommunalportal.NRW enthält einen Sachbearbeitungs-Portkorb mit einfachem Workflow.

Auf unserer offenen Datenbank sehen Sie die Möglichkeiten jedes einzelnen Dienstes: https://ozg.kdn.de/umsetzungsprojekte Hier können Sie auch Filter auswählen, zum Beispiel nach dem Zielportal.

Schulen Sie alle zuständigen Mitarbeitenden der Fachabteilung über die für den einzelnen OZG-Dienst eingerichteten Empfangs-, Bearbeitungs- und Interaktionsmöglichkeiten!

• OZG-Dienste im Kommunalportal.NRW: Postfach mit Status-Anzeige und Rückkanal
• OZG-Dienste mit strukturierter Antragsdatenübermittlung über OSCI
  • OSCI-Zertifikat besorgen
  • Den neuen OZG-Dienst Ihrer Kommune im DVDV eintragen
  • Empfangspunkt festlegen
  • OSCI: Rückkanal für Rückfragen und Zustellung seitens Kommune

Die Portale von regio iT und SIT liegen dem Kommunalportal.NRW zugrunde.

Inzwischen erfolgt der Rückkanal über das Postfach im interoperablen Servicekonto.NRW

Demonstration vom Sachbearbeitungs-Postfach im Video-Mitschnitt:

Im Administrationsbereich können Sie einzelne Mitarbeitende dem Dienst zuordnen. Diese erhalten dann eingegangene Anträge in ihren Portal-Postkorb und können diese in Bearbeitung nehmen. Bei jedem Eingang gibt es eine E-Mail-Benachrichtigung an zugeordnete Mitarbeitende. 

Anleitung:

1. Loggen Sie sich mit Administrationsrecht im Sachbearbeitenden-Backend Ihres Portalmandanten ein.
   
2. Legen Sie, sofern noch nicht erfolgt, Accounts für die zuständigen Mitarbeitenden an.
3. Kontrollbereich → Apps → BIS-Admin
4. Wählen Sie Ihren Dienst
5. Klicken Sie rechts im Zuständigkeitsbereich auf "Sachbearbeitende"
6. Wählen Sie die zuständigen Mitarbeitenden aus.

Wird der Rückkanal genutzt, so können Benachrichtigungen an die antragsstellende Person gehen: Statusmeldungen, Fragen etc. Zukünftig wird für den Rückkanal das Servicekonto.NRW mit seiner Postfach-Komponente genutzt. Dann können auch behördliche Dokumente (je nach Sicherheitsniveau) über den Rückkanal versandt werden, wenn die antragstellende Person diesem zugestimmt hat.  

Der Rückkanal vom Kommunalportal.NRW an das Servicekonto.NRW funktioniert für Nachfragen und Rückfragen, ist aber aus rechtlichen Gründen nicht für den Bescheidversand geeignet.

Bei kostenpflichtigen Anträgen sollten Sie ePayBL frühzeitig anbinden, um mögliche Verzögerungen zu vermeiden:

• • Schließen Sie (sofern noch nicht erfolgt) eine Vereinbarung mit Ihrem Mitglied im KDN über die Nutzung von ePayBL ab. Bestehende ePayBL-Verträge können in der Regel genutzt werden.
    
  • Tätigen Sie ggf. einen Abruf aus dem Rahmenvertrag der ePayBL-Entwicklergemeinschaft, sofern Sie keinen geeigneten Eigenvertrag über Zahlungsverkehrsdienstleistungen beibringen wollen. Dieser wird mit PAYONE geschlossen. Die Rechnungsstellung erfolgt von der S-Public Services GmbH an die Kommune (Link zum Vertrag: https://fs.egov.sachsen.de/formserv/findform?shortname=sid_antrag_zvp&formtecid=2&areashortname=SMI_SID).
  • Bei paydirekt- und/oder PayPal-Nutzung sind von der Kommune zusätzliche Verträge mit den Zahlverfahrensanbietern abzuschließen.

Infos unter: https://www.kdn.de/epaybl/

Die Kommunen müssen bei zahlungspflichtigen Diensten folgende Kosten tragen:

• Transaktionskosten für ausgeführte Zahlungen via ePayBL
• Anbindungsaufwand von ePayBL an HKR-Systeme

Anleitung: Anbindung Kommunalportal.NRW#3.2.2.2OnboardingePayBL

Mitschnitt Infoveranstaltung:

Die Gebühren kommen aus einem Portal-Service und werden während der Veröffentlichung eingetragen. Dies funktioniert im Kommunalportal.NRW über eine Serviceanfrage.

Es hat sich bewährt, dass zunächst ausgewählte Sachbearbeitende elektronisch eingehende Anträge empfangen.

Vergessen Sie nicht, die Einführung jedes neuen OZG-Dienstes hausintern mit allen zu feiern, zum Beispiel durch Kurzbeiträge bis hin zu Videoblogs in Ihrem kommunalen Intranet, durch Mitteilung auf Personalversamlungen etc.

Dieser Kommunikations-Guide soll Sie bei der Bekanntmachung eines Dienstes unterstützen. Die aufgezeigten Medienbeispiele beziehen sich auf den Wohngeld-Antrag, sind aber in dieser Form für alle Dienste denkbar.

Die Bereitstellung von Informationen im Portalverbund ist für alle Behörden laut OZG eine gesetzliche Pflicht.

Mit dem Portalverbund.NRW erscheint Ihr neuer Dienst in sämtlichen angeschlossenen Portalen und Apps. Ihr Angebot erhält darüber hinaus auch ein verbessertes Ranking in gängigen Suchmaschinen wie Google (daher auch der Begriff "Verwaltungssuchmaschine" VSM).

Wie das geht? → Teilnahme der Kommunen am Portalverbund.NRW

Alle Online-Dienste werden dadurch mindestens per Verlinkung ebenfalls auf dem Kommunalportal.NRW und allen Portalen des Landes auffindbar sein und können außerdem auf sämtlichen anderen Portalen eingebettet werden.

Jenseits vom Portalverbund.NRW sind technische Einbettungen in lokale Internetauftritte und Web-Angebote nicht Bestandteil des zentralen Dienste-Angebots an Kommunen, können aber je nach Gegebenheit vor Ort in Eigenverantwortung realisiert werden.